Procesamiento de conocimiento


Gestión del conocimiento vs procesamiento del conocimiento

L.Osorio M.Acosta Z.Barrera


La necesidad de captura, creación y difusión de  conocimiento en las organizaciones, ha conllevado a las empresas a aplicar diferentes estrategias a nivel social y tecnológico. Lo que se pretende en este artículo, es dar a conocer la función de la gestión del conocimiento en las organizaciones, y cómo impacta sobre el procesamiento de conocimiento, para generar cambios positivos a nivel de la operación del negocio, impulsando la producción e integración de conocimiento. Además, se pretende mostrar la influencia de tecnologías de información como un apoyo en la gestión de conocimiento organizacional.


Palabras clave: producción de conocimiento, integración de conocimiento, procesamiento de conocimiento (PC), procesamiento de negocio (PN), gestión del conocimiento (GC), knowledge claim (KC), ciclo de vida del conocimiento.

Introducción

La necesidad de las organizaciones de generar ventaja competitiva ha llevado a estas a la aplicación de gestión del conocimiento en miras de obtener aprendizaje organizacional. Este aprendizaje surge de las soluciones que se proponen y se integran al interior de la organización en respuesta a algunos vacíos de conocimiento; es ahí donde se introduce el procesamiento de conocimiento y se formulan y evalúan “knowledge claims”, después son aceptadas como soluciones creando así nuevo conocimiento, siendo entonces el procesamiento del conocimiento un aspecto importante en la solución de problemas sobre el procesamiento de negocio.

El procesamiento de conocimiento nos motiva a la producción e integración del conocimiento en las organizaciones, donde se generan estrategias para el procesamiento del conocimiento, estableciendo redes efectivas al interior de la organización, resaltando la importancia de un liderazgo efectivo, donde son los individuos de la organización quienes asuman el liderazgo voluntario, generando una visión de la organización como un “knowledge claim” creando una perspectiva común de la organización intercambiando conocimiento y creando un lenguaje común que promueva en los individuos de la organización una mejor difusión y mayor producción de conocimiento.

Se resalta las tecnologías como uno de los pilares fundamentales de la gestión del conocimiento  las cuales apoyan el procesamiento del conocimiento aportándole agilidad y oportunidad. En síntesis, pretendemos en el presente análisis, adentrarnos en los conceptos, relaciones entre ellos y su aplicabilidad en un entorno organizacional.


El procesamiento de conocimiento apoya a las organizaciones en sus procesos de producción de nuevo conocimiento, y da soporte en la formulación y solución de problemas que puedan surgir en la cotidianidad. De esta manera, lo que se pretende es que el nuevo conocimiento sea utilizado para apoyar las estrategias de negocio de una organización.

Figura 1. Ciclo de Vida del procesamiento del conocimiento. (McElroy, 2002).

Los dos procesos  fundamentales que lo conforman son sociales: la producción e integración de conocimiento (Figura. 1). El primer proceso, la producción, trata diferentes maneras relativas a la generación de nuevo conocimiento; esto, se hace con el objetivo de conservar el conocimiento actual, aquel que permanece, trabajando también nuevo conocimiento que ayude en la innovación para el mejoramiento de los procesos organizacionales que puedan beneficiar y agregar valor a una institución en el contexto empresarial  (McElroy, 2002, 7). En ese orden de ideas, esta producción se puede dar por diferentes metodologías, tales como:

Adquisición de información: Se basa en la obtención de información utilizando diferentes fuentes tangibles como manuales, libros, revistas, tutoriales, etc. o fuentes  intangibles como blogs, sistemas de información, entre otros. La idea es que después de adquirir y usar la información, esta se puede transformar en un conocimiento.

Aprendizaje individual y grupal: Se presenta cuando hay un proceso de mediación y aprendizaje individual y/o grupal, que a su vez, ayuda en la producción del aprendizaje organizacional. Este aprendizaje se da por medio de la difusión de los conceptos aprendidos a todos los grupos de una organización.

Formulación de knowledge claim: Se define como afirmaciones, argumentos, conjeturas, teorías, hipótesis de posibles acciones que podrían conducir a resultados deseados; los cuales dan un punto de partida para iniciar un proceso de investigación con el objetivo de llegar a comprobar la veracidad de estas.

Evaluación de knowledge claim: En esta metodología se evalúan las hipótesis planteadas en la etapa de formulación, con el objetivo de identificar si trascienden o no para formar parte de la base del conocimiento organizacional.

Por otro lado, la integración del conocimiento consiste en la difusión de nuevos conocimientos  que contribuye en la toma de decisiones para llevar a cabo diferentes operaciones en una organización. Este proceso, parte de la base de que el conocimiento se debe distribuir y compartir. Desde esa perspectiva, esta integración se da por medio de:

Difusión de información y conocimiento: Metodología a través de la cual pueden utilizarse estrategias para difundir el conocimiento adquirido, dejándolo explícito en publicaciones en la intranet, manuales o documentos; a su vez, estos se convierten en herramientas de consulta permanente para la utilización de las personas de la organización.

Búsqueda de información y conocimiento: Esta etapa del proceso se podría dar mediante  el apoyo en herramientas como buscadores, minería de datos o diferentes fuentes de información que sean de uso colaborativo de la organización.

Intercambio de conocimiento: Busca crear, desarrollar e impulsar espacios de intercambio de conocimiento, donde se logre compartir experiencias y creencias orientados al crecimiento de la organización.

Enseñanza del conocimiento: Son espacios en los cuales los expertos puedan compartir su conocimiento, generando intercambio de saberes entre el experto y el aprendiz.

Por otro lado,  tomando los postulados del autor McElroy, se establecen algunas estrategias de gestión sobre las cuales se apoyan la oferta y demanda de conocimiento. El autor plantea que el conocimiento especializado existe y debe ser capturado para poderlo codificar y distribuir. En otro sentido, se encuentra el enfoque de la demanda, que se orienta hacia la producción de nuevo conocimiento. De acuerdo con lo anterior, se puede inferir con los planteamientos del autor, que ambas estrategias de gestión se encuentran orientadas a la generación de conocimiento, hacia una combinación del conocimiento tácito, un conocimiento que ya se encuentra presente y siempre está ahí, a partir del cual se puede innovar para generar nuevo conocimiento.

Desde la perspectiva de Nonaka y Takeuchi (ver figura 2), es posible, identificar que el intercambio de conocimiento tácito se presenta en la producción de conocimiento durante el aprendizaje individual y grupal, así como en la integración durante el intercambio de conocimiento, en la cual, el conocimiento tácito se encuentra en los individuos de la organización y se vuelve explícito cuando toda la organización  está en capacidad de generar nuevo conocimiento, pueda trasmitirlo y darle un uso a éste para apoyar las estrategias de negocio.

A su vez, la creación de conceptos en los sistemas de generación de conocimiento se refleja en la formulación de knowledge claim; los conceptos constituyen en este proceso una base para la generación de conocimiento. Una vez formulados los conceptos, estos deben ser evaluados, llevando así a la justificación de los mismos; esto permite que puedan llegar a formar parte de la base del conocimiento organizacional.

En relación con la creación de arquetipos, entendidos como unos modelos definidos y establecidos, estos se articulan con el entorno de procesamiento de negocios; entorno en el cual las soluciones planteadas a través del ciclo de conocimiento, así como el nuevo conocimiento se integran a los procesos de negocio para obtener mayores ingresos, y también, obtener retorno de las inversiones realizadas en las actividades de apoyo a la gestión y procesamiento del conocimiento. Para resumir lo anterior, se inicia con la formulación, luego se evalúa y después pasa a la integración; así, el conocimiento se difunde a los individuos y grupos de la organización con el objetivo de poder generar nuevo conocimiento  sobre el cual se puede encaminar la compañía, para el desarrollo de capital intelectual e innovación sostenible, con el propósito de generar ventajas competitivas frente a otras organizaciones (McElroy, 2002, 7-21).



Figura 2. Relación del modelo de procesamiento de conocimiento N y T con el ciclo de vida del conocimiento. (McElroy, 2002).

La gestión y el procesamiento del conocimiento son elementos que se relacionan con el procesamiento organizacional (Figura. 3), con la finalidad de crear estrategias de gestión del conocimiento que ayuden a mejorar el aprendizaje organizacional y empresarial. A saber, la gestión del conocimiento tiene como objetivo mejorar el procesamiento de conocimiento mediante el uso de estrategias colaborativas que permitan el mejoramiento del aprendizaje organizacional; estrategias que son el resultado de la gestión y a su vez son el insumo de entrada en el procesamiento de conocimiento.

Asimismo, se encuentran aspectos muy relevantes como lo son el intercambio de conocimiento, el aprendizaje y la innovación; aspectos que se presentan partiendo de un nuevo conocimiento que se generó en la etapa de procesamiento, creando estrategias de procesos de negocio, potencial de las organizaciones para innovar rápidamente y  tener mayor competitividad en el mercado. Estas salidas del procesamiento del conocimiento, entran a ser parte del procesamiento de un negocio, trabajando sobre los pilares de la organización, generando mayor productividad, rentabilidad, permanencia en el mercado, satisfacción de los clientes y/o empleados que hacen parte de la organización, así como creando y desarrollando estrategias de negocio que van en la misma línea con los objetivos de una organización. (McElroy, 2002, 54-58)


Figura 3. Relación entre procesamiento de conocimiento y procesamiento de negocio (McElroy, 2002).

Integración del procesamiento de negocio con el procesamiento del conocimiento
Dado que el término procesamiento de negocio toma lugar al interior de la organización, haciendo referencia a la identificación de problemas, validación de soluciones y creación de estrategias que contribuyan en la normalización de los procesos operativos que conducen a la organización hacia el éxito organizacional. Es en este punto donde nos concentramos para enfatizar y dar a conocer la relación existente entre el procesamiento de negocio y el procesamiento de conocimiento, como parte del modelo de tres capas de la nueva gestión del conocimiento propuesto por McElroy, el cual se introdujo anteriormente (ver figura 3).
Dentro de la operación que se lleva a cabo constantemente en el proceso de negocio, se pueden detectar problemas que impiden que la compañía opere eficientemente en aras de de alcanzar los objetivos organizacionales. Frente a estos problemas, surge la necesidad de realizar planteamientos epistemológicos que conduzcan a la evaluación y validación de soluciones que se puedan adaptar e implementar al interior de la organización;   es aquí donde se introduce el procesamiento del conocimiento, como un aspecto fundamental en la solución de problemas sobre el procesamiento del negocio.

Algunas funciones que se realizan en el PN, incluyen las discusiones y decisiones que se deben efectuar frente a los desafíos existentes en el quehacer cotidiano. Cuando surgen problemas a nivel del proceso de negocio, algunas soluciones se pueden identificar fácilmente y aplicar directamente, pero ¿Qué pasa si no hay soluciones disponibles? Es a  partir de este vacío donde surge la necesidad del procesamiento de conocimiento, como resultando de este se puede dar, un nuevo ambiente de trabajo, cambio en la tecnología y cultura organizacional (Martin, 2004, 8). Por tal razón, se debe generar un ambiente propicio en la organización, para que surjan y se creen nuevos conocimientos que puedan validarse e integrarse en el entorno del PC.

Figura 4. Procesamiento del conocimiento vs. Procesamiento del negocio. (McElroy, 2003).

Si observamos la figura 4, podemos notar en el ambiente de procesamiento de negocio, que en su ejecución, desde la aplicación de políticas hasta la práctica y resultados del negocio donde operan y se desempeñan los empleados de la organización, existe una gran influencia de conocimiento; sin embargo, la mayoría de este conocimiento es tácito y en una menor proporción se encuentra codificado. Este conocimiento a su vez, es el producto del aprendizaje que se genera en el ambiente de procesamiento de conocimiento, el cual se puede observar en la figura como una capa superior. En este ambiente, la producción de conocimiento se genera mediante la evaluación de nuestras creencias y la manera como ponemos a prueba, juzgamos y confiamos en nuestras ideas, ya sea a nivel individual o grupal. 

De esta manera, se puede afirmar que el aprendizaje en las organizaciones es un proceso social que se practica de manera independiente a los comportamientos que se desarrollan en el procesamiento del negocio. Sin embargo, el proceso de negocio, requiere el uso de conocimiento para que opere correctamente, apoyándose en el entorno de procesamiento de conocimiento donde se produce e integra este conocimiento (McElroy, 2004, 10).

Figura 5. Ciclo de vida del conocimiento (McElroy, 2003).

Un mayor enfoque sobre el ciclo de vida del conocimiento, como se puede ver en la figura 5, permite identificar con mayor claridad esta relación. En primer lugar, el ambiente de procesamiento de negocio se encuentra constituido por las operaciones diarias de la organización y sus comportamientos con agentes externos; cuando alguna brecha o vacío de conocimiento es identificada y el ambiente es favorable, la organización entra en el procesamiento del conocimiento, es aquí donde creencias y “knowledge claims” son formulados y validados, es después de esto que se reconocen como soluciones creando de esta manera nuevo conocimiento, que retorna al proceso de negocio como conocimiento organizacional, que a su vez se convierte en aprendizaje organizacional (Martin, 2004, 11). Dado que los problemas pueden presentarse en cualquier momento, activando el ciclo de vida del conocimiento, se  requiere que las organizaciones se auto organicen en la producción, difusión y uso de nuevos conocimientos.

Por otro lado, se puede observar en la figura 5, que en la producción de conocimiento existe una necesidad de aprendizaje individual y grupal; de esta manera, se introduce el concepto de redes efectivas como parte fundamental en el procesamiento del conocimiento. La importancia de estas redes efectivas se enfoca en que motivan a las personas a aportar ideas acerca de cómo resolver diferencias, fortalecer soluciones y atraer a los demás a compartir los mismos intereses (McElroy, 2003).

Este aspecto se encuentra directamente relacionado con la gestión que se debe llevar a cabo en el ambiente de procesamiento de conocimiento; esto con el fin de que se desarrolle una comunicación clara, libre de obstáculos entre los dos ambientes, permitiendo desarrollar un completo apoyo de conocimiento a los procesos de negocio. 

Construcción de redes efectivas

Como se mencionó anteriormente, el procesamiento de conocimiento se desarrolla en un entorno social, por lo tanto, es fundamental establecer redes al interior de la organización; sin embargo, para poder construirlas, debe existir un liderazgo efectivo que sea capaz de  identificar y analizar los posibles obstáculos que impiden que estas redes se mantengan de manera estructural y operativa en la compañía. Los líderes pueden ampliar la interacción de la red a través de estímulos sobre esfuerzos u otros incentivos como recursos; o simplemente pueden  iniciar, fomentar e impulsar las conexiones y dejar que la red fluya por sí misma (Martin, 2004, 14). Lo importante es que el liderazgo efectivo se enfoque en abrir espacios de aprendizaje organizacional, donde no se parta de los problemas y necesidades del proceso de negocio para producir conocimiento, sino, por el contrario, se cree conocimiento integrado que apoye los procesos de negocio.

Poder y control: liderazgo efectivo

Este concepto está enfocado en la capacidad que tienen los individuos de las organizaciones para identificar problemas y generar sus propias soluciones a través de los procesos de revisión y evaluación. De esta manera, se puede afirmar que los individuos tienen el poder para asumir un papel de auto-liderazgo y auto-regulación, y son capaces de controlar  el entorno sobre el cual se desempeñan día a día. Sin embargo, aunque existe el poder y control como aspecto clave en la producción de conocimiento individual, se debe facilitar y promover un ambiente de confianza, para que los empleados crean en sus juicios, y se arriesguen a difundir sus ideas y conocimiento.  Si se brinda un ambiente propicio de confianza, existirá mayor interacción entre las redes efectivas, y son los mismos individuos quienes voluntariamente asumen el liderazgo efectivo que requiere la construcción de redes efectivas.

La visión de la organización como un “knowledge claim”

Aunque los trabajadores se desempeñan operativamente en un ambiente de procesamiento de negocio, donde se cumplen procedimientos y se ejecutan tareas orientadas a logros y objetivos a nivel de procesos; es importante que también incorporen la visión de la organización en su quehacer diario. Si las personas comparten "una visión común” y crean una misma perspectiva de la organización, pueden compartir conocimiento y crear un vocabulario común que impulse una mayor difusión y producción de conocimiento, enfocado a compartir valores y premisas acerca de “qué hacer y cómo hacerlo". De esta manera, se puede decir que la visión de la organización es un “knowledge claim”, el cual se puede producir, probar y validar colectivamente (Martin, 2004, 14).
Sin embargo, en este proceso se requiere de un verdadero compromiso de los trabajadores y es aquí donde la cultura organizacional juega un papel fundamental. 
El KCE y el procesamiento de conocimiento

El subproceso de evaluación de knowledge claims KCE de sus siglas en ingles, es la actividad en que los individuos seleccionan una solución como verdadera, de entre varias soluciones tentativas, esto se hace por comparación, según el contexto de conocimiento, con los criterios establecidos de selección y/o las nuevas ideas que surgen de la evaluación que motivó la producción de conocimiento.

Así la KCE es el eje de la producción de conocimiento aunque es el último subproceso involucrado. La KCE hace la diferencia entre información y  conocimiento, es decir, filtra el verdadero conocimiento que requiere la organización para el desarrollo de sus actividades, el cual debe integrarse al interior de la organización. Cuando un conocimiento ingresa al proceso de integración, no implica que este inmediatamente sea aceptado, ya que los individuos que reciben dicho conocimiento no lo hacen de manera pasiva, y es probable que esta nueva adición genere nuevos vacíos de conocimiento e inicie un nuevo ciclo de producción.

Retomando  a McElroy un sistema de gestión de conocimiento que no se enfoque en las knowledge claims, es un mero sistema de gestión de información.


Figura 6. Relación  Sistema Procesamiento de Conocimiento y el Sistema de Gestión del Conocimiento. Fuente: Elaboración propia, con base en McElroy (2002).

Procesos de la Gestión de Conocimiento
La gestión del conocimiento es el conjunto de procesos que buscan cambiar el
modelo actual de procesamiento de conocimiento, en la organización, para mejorar su funcionamiento y resultados (Firestone, McElroy 2005).  Pero la gestión del conocimiento no busca gestionar, crea o integrar el conocimiento de manera directa, sino que impacta los procesos de procesamiento conocimiento. Es decir la gestión de conocimiento genera estrategias para orientar  los procesos de producción e integración conocimiento. Por ejemplo si GC introduce una mejora a nivel de tecnología informática, supongamos implementando inteligencia de negocios se puede llevar a cabo una mejora en la calidad de los modelos de predicción de negocios.

Es claro entonces como la orientación que se le dé a la GC determina la calidad de conocimiento que se está integrando a los individuos. Dos orientaciones posibles son la gestión jerárquica o Newtoniana y la gestión orgánica.  La gestión jerárquica es aquella que pretende articular un conjunto de reglas para orquestar el procesamiento de conocimiento de una manera similar a la reingeniería de procesos.

En la gestión orgánica, la gestión se centra en apoyar la tendencia natural de las agrupaciones de individuos que se auto organizan e interactúa  para crear conocimiento, la gestión orgánica se apoya en las teorías de sistemas complejos. Estas dos tendencias son opuestas, pues mientras una trata de tener el control de todo del proceso de producción, la otra espera que este se genere de una manera natural sin necesidad de una gestión. El enfoque que se elija dependerá de la orientación del modelo de negocios de la organización y de la combinación de estrategias como codificación y personalización que se haya determinado usar; ya que si la porción mayor es por ejemplo de personalización un enfoque orgánico podría potencializar este aspecto.

Otro punto de relevancia para entender como la GC mejora continuamente al procesamiento de conocimiento, es con los cuatro pilares en que la GC  se fundamenta (personas, cultura, procesos, tecnología), ya que estos determinan los esquemas de conocimiento colectivo de la organización. Así, las políticas que orienten estos esquemas repercuten en el procesamiento y resultados de conocimiento que luego retroalimentaran el contexto de negocios.
Las Tecnologías en la Gestión del Conocimiento
Las tecnologías son uno de los pilares fundamentales en la gestión del conocimiento porque facilitan o agilizan la conservación, el mantenimiento y la difusión del conocimiento (Henao y Arango, 2006). Pero es un pilar que se complementa con los otros tres, pues con solo tecnología no podemos adquirir conocimiento ya que sin la cultura organizacional que lo impulse, los proyectos de TI que se creen fracasaran con facilidad. Cabe aclarar, que la tecnología es un medio para apoyar el procesamiento de conocimiento, pero sin TI, el proceso puede ser llevado a cabo, aunque de una manera menos ágil y oportuna.

La Gestión del Conocimiento se corresponde con actividades de creación, obtención, clasificación, integración y distribución del conocimiento. Estas tareas por su complejidad, necesitan de Sistemas Informáticos para la GC, que automaticen en lo posible las tareas asociadas a las fases descritas por los diferentes Ciclos de Vida de la Gestión de Conocimiento

Las soluciones de TI deben contar no sólo con métodos y herramientas informáticas para el tratamiento de la información, sino también con funcionalidades que faciliten la interacción del grupo de trabajo generador de conocimiento y de una arquitectura robusta con elementos de inteligencia que permitan gestionar y actualizar el conocimiento generado (Lopez y Gallego, 2005).
  
Conclusión
 La intención de este artículo, es primero aclarar algunas nociones acerca de lo que es gestión de conocimiento y procesamiento de conocimiento, así como la relación entre el ciclo de vida del conocimiento y los procesos de conocimiento definidos por Nonaka and Takeuchi en 1995. Dado que el procesamiento de conocimiento es un proceso social y natural entre los seres humanos, y por ende en las organizaciones que formamos, la preferencia de los últimos años es que la gestión de conocimiento apoye dicha tendencia natural, esto con políticas que permitan el flujo de conocimiento, y apoyándose en el uso de las tecnologías de información.

Las organizaciones de nuestra época deben ser conscientes del flujo de conocimiento, tanto al interior de la organización, esto es, entre los individuos, los expertos, y las agrupaciones que surgen, así como del flujo de conocimiento con el entorno en el que se encuentra. Estos flujos de conocimiento permiten retroalimentar tanto el proceso de producción de conocimiento, como el procesamiento de negocio y por supuesto la innovación.

Por ultimo, pensamos que el estado actual de las TIC posibilita el desarrollo de infraestructuras muy complejas que sirven de base para la gestión del conocimiento, pero cabe resaltar que el éxito de proyectos de gestión de conocimiento que se apoyen en TI depende de la gestión del cambio, es decir no se puede descuidar el pilar de la cultura, en el intento por automatizar y agilizar.



Bibliografía

Firestone, Joseph M and McElroy (2005).Doing Knowledge Management

Henao, Mónica y María Pía Arango (2006). Soluciones tecnológicas que apoyan la gestión del conocimiento

Lopez, Paloma y Domingo Gallego (2005). Propuestas de un ciclo de vida para creación y gestión del conocimiento. Actualización del análisis de las Funcionalidades de las aplicaciones informáticas para la gestión del conocimiento.

Martin, S. y Marion, R. (2004).  Enhancing and inhibiting interactions between business processing and knowledge production: A macro study of leadership and knowledge processing in higher education. Consultado el 10 de febrero de 2012, de: http://www.macroinnovation.com

McElroy, M.W. (2002).  The New Knowledge Management. Complexity, Learning, and Sustainable Innovation. Boston: Butterworth-Heinemann.

McElroy, Mark W. (2003). Understanding the new knowledge . Consultado el 10 de febrero de 2012, de: http://www.macroinnovation.com

McElroy, Mark W. (2002). Corporate Epistemology and the New Knowledge Management (Presentation). Consultado el 11 de febrero de 2012, de: http://www.macroinnovation.com

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